戸籍の取得方法｜親族の相続人調査が必要なケース

戸籍とは何か

戸籍とは、日本国民の出生、婚姻、離婚、養子縁組、死亡、親子関係などを公的に記録する制度です。 相続手続、親族関係の確認、各種名義変更、許認可申請、年金手続、不動産登記の前提資料など、さまざまな場面で必要になります。

特に相続関係を調べる場面では、現在の戸籍だけでなく、出生から死亡までの連続した戸籍、 改製原戸籍、除籍謄本などを順番に取得していく必要があります。 これは、誰が相続人にあたるのかを客観的に確認するためです。

戸籍の取得が必要になる主な場面

戸籍の取得が必要になる場面は多岐にわたります。代表的なものとして、相続手続、不動産の名義変更、 預貯金の解約、遺言書作成、家系関係の確認、親族への通知、相続人調査などが挙げられます。

実際にご依頼いただいた案件のご紹介

ここでは、実際に当事務所へご依頼いただき、対応している案件をもとにご説明します。 なお、個人情報保護の観点から、事実関係の一部は一般化・調整しております。

ご相談内容は、親族名義の土地の上に自己名義の建物を建て、約20年にわたり居住し、 固定資産税も継続して負担してきたものの、土地の登記名義人が明治生まれの親族であり、 すでに亡くなっている可能性が極めて高いというものでした。

ご依頼者様のご希望としては、現在の権利者を調査したうえで、必要に応じて時効援用の通知を行い、 最終的には土地の名義整理につなげたいという内容でした。

まず必要になるのは現在の権利者の特定

このようなケースでは、いきなり土地の名義変更を進めることはできません。 なぜなら、現在の登記名義人がすでに亡くなっている場合、その相続人が現在の権利者となっているためです。

そのため、まずは戸籍をさかのぼり、土地名義人から現在に至るまでの相続関係を整理し、 誰が現在の権利者であるのかを確認する必要があります。 また、通知等を行う前提として、現在の相続人の住所調査も必要となります。

長年住んでいて固定資産税を払っていても、それだけでは足りません

「もう何十年も住んでいる」「固定資産税も払っている」という事情は、法的に意味を持ち得る重要な事情です。 もっとも、それだけで当然に土地の名義が変更されるわけではありません。

時効取得や時効援用を検討するにしても、その意思表示を誰に対して行うのかを明確にする必要があります。 つまり、まずは相手方となる現在の権利者を特定しなければ、次の対応に進めないのです。

戸籍を取得できる人

戸籍は誰でも自由に取得できるものではありません。 原則として、本人、配偶者、直系尊属、直系卑属など、一定の関係にある人が取得できます。 たとえば、自分の戸籍、親の戸籍、祖父母の戸籍、子の戸籍などは取得できる可能性があります。

一方で、兄弟姉妹、おじ、おば、いとこ、遠い親族などの戸籍については、直系ではないため、 取得理由や必要性を具体的に説明する必要がある場合があります。

直系の戸籍から順番にたどる

相続人調査では、まず依頼者本人の戸籍から出発し、親、祖父母、さらにその上の世代へと戸籍をさかのぼります。 その過程で、土地名義人との関係を確認し、対象者の死亡、婚姻、子の有無などを追っていきます。

戸籍の取得は一度で完了するとは限りません。 ある市区町村で取得した戸籍を確認した結果、別の本籍地が判明し、次の役所に請求するという流れを繰り返すこともあります。

郵送で戸籍を取得する方法

戸籍は本籍地の市区町村役場で取得します。 遠方の役所に請求する場合は、郵送請求を利用するのが一般的です。

1. 請求先の役所を確認する

   取得したい戸籍の本籍地を確認し、その本籍地を管轄する市区町村役場へ請求します。

2. 戸籍請求書を作成する

   役所所定の申請書に、必要な戸籍の種類、対象者、請求理由、請求者情報を記載します。

3. 本人確認書類を添付する

   運転免許証、マイナンバーカード表面など、請求者の本人確認書類の写しを同封します。

4. 定額小為替を同封する

   戸籍謄本、除籍謄本、改製原戸籍などの手数料分として、郵便局で購入した定額小為替を同封します。

5. 返信用封筒を同封する

   返送先住所を記載し、切手を貼った返信用封筒を同封します。

役所に事情を伝えるための添付資料

親族名義の土地について、現在の相続人を調査する目的で戸籍を取得する場合、 役所の担当者に対して「なぜこの戸籍が必要なのか」をわかりやすく示すことが重要です。

申請書だけでは事情が伝わりにくい場合、連絡書や説明書を作成し、関係資料を添付することで、 担当者が判断しやすくなります。

添付資料の例

• 依頼者が作成した家系図
• 固定資産税納税通知書の写し
• 土地の登記簿謄本の写し
• 対象者との関係を示す戸籍
• 請求理由を説明する連絡書
• 委任状
• 本人確認書類の写し

家系図を添付する理由

家系図は、役所の担当者が親族関係を一目で確認するための補足資料になります。 特に、明治生まれの名義人を起点に相続人をたどる場合、関係者が多くなりやすく、 戸籍だけでは全体像を把握しにくくなることがあります。

家系図を添付することで、誰の戸籍を、どのような理由で取得したいのかを説明しやすくなります。

固定資産税納税通知書を添付する理由

固定資産税納税通知書は、依頼者がその土地について長年関与してきた事情を示す資料になり得ます。 もちろん、納税しているだけで所有権が認められるわけではありませんが、 戸籍取得の必要性や利害関係を説明する補足資料として意味があります。

登記簿謄本を添付する理由

登記簿謄本を添付することで、土地の現在の登記名義人が誰であるかを客観的に示すことができます。 「なぜその人の戸籍が必要なのか」という点について、役所側に説明しやすくなります。

行政書士に依頼する場合のメリット

戸籍の取得自体は、一定の関係があれば本人でも行うことができます。 しかし、今回のように、親族名義の土地、古い登記名義人、相続人調査、時効援用通知書の作成が関係する場合は、 単に戸籍を取るだけではなく、全体の流れを見据えた整理が必要になります。

行政書士は、権利義務又は事実証明に関する書類の作成を業務としており、 時効援用通知書、相続関係説明図、戸籍取得のための申請書、役所宛の連絡書などを作成することができます。

職務上請求書を利用できる場合もある

行政書士は、受任している業務に必要な範囲で、職務上請求書を利用して戸籍を取得できる場合があります。 ただし、職務上請求書は無制限に使えるものではなく、具体的な受任業務と必要性があることが前提です。

今回のように、時効援用通知書の作成や相続関係説明図の作成など、具体的な書類作成業務がある場合には、 その業務に必要な範囲で戸籍収集を検討することになります。